Prazos de Arquivo de Faturas em Portugal: 10 Anos, E Se Perder Uma?

Perceber os prazos de retenção de faturas em Portugal é o tipo de coisa em que a maioria dos contabilistas se sente confiante — até um inspetor pedir um documento de seis anos atrás e o ficheiro não estar lá. A regra dos 10 anos parece simples. Os requisitos do arquivo digital de faturas que regem a forma como guarda esses documentos são menos simples. O nosso guia SAF-T Portugal cobre o reporte mensal que usa os mesmos registos.

Este guia é para o contabilista que precisa de respostas limpas a três perguntas: quanto tempo deve guardar faturas em Portugal, em que formato, e o que fazer quando algo desaparece.

Durante Quanto Tempo Tem Mesmo de Guardar Faturas

O número da manchete é 10 anos, mas não é a história toda. Diferentes diplomas referem artigos diferentes e, na prática, vale sempre o prazo mais longo aplicável.

• Código do IVA (CIVA), artigo 52.º — fixa a retenção geral de faturas, livros e documentos de suporte em 10 anos (passou de 5 para 10 em 2019 e foi confirmado em revisões posteriores).
• Código do IRC — alinha em 10 anos para registos contabilísticos que suportem rendimentos e deduções declarados.
• Código Comercial, artigo 40.º — também fixa em 10 anos livros comerciais e correspondência.
• Código do IRS — em muitos casos o prazo é inferior, mas quando a fatura suporta uma dedução à coleta ou uma mais-valia imobiliária, o horizonte prático é o mesmo, porque pode ser cruzada mais tarde.
• Segurança social e direito do trabalho — regras próprias, mas os documentos relevantes (salários, contratos) têm também horizontes longos.

A contagem começa no fim do ano fiscal a que o documento pertence, não na data da fatura. Uma fatura de janeiro de 2026 é, para efeitos de retenção, um documento de 2026 — o relógio começa a contar em 31 de dezembro de 2026 e termina em 31 de dezembro de 2036.

É um detalhe que importa quando planeia uma migração ou uma purga. Deitar fora faturas de 2015 em janeiro de 2026 está errado; ainda estão dentro do prazo até ao fim de 2025, e na prática espera-se pelo fecho do ano seguinte por segurança.

O Que a AT Aceita Como Cópia Digital

É onde os contabilistas perdem horas de sono. A versão curta: a AT aceita arquivo exclusivamente digital — o papel não é obrigatório — desde que a cópia digital cumpra condições específicas. A versão longa está no Decreto-Lei 28/2019 e na portaria que o regulamenta.

Os requisitos inegociáveis são três:

1. Integridade. Tem de ser possível provar que o documento não foi alterado desde a emissão. PDF/A é o formato recomendado porque fixa fontes e conteúdo. Gerar um hash do ficheiro e guardá-lo junto ao lançamento é a opção mais robusta.
2. Autenticidade. A origem da fatura tem de ser identificável. Para faturas eletrónicas, uma assinatura eletrónica qualificada ou EDI com garantia contratual. Para um PDF recebido por email, é preciso uma pista de auditoria fiável — tipicamente o email original preservado — ou um controlo manual que ligue a fatura à encomenda e ao pagamento.
3. Legibilidade. O documento tem de ser humanamente legível durante os 10 anos. Nada de formatos proprietários que podem não abrir em 2036, nada de scans tão comprimidos que perdem campos, nada de encriptação sem as chaves guardadas em paralelo.

O que a AT NÃO exige:

• Um fornecedor de arquivo certificado específico. Não existe nenhuma lista "aprovada".
• Originais em papel em paralelo, desde que o arquivo digital seja conforme.
• Um software único. Uma estrutura organizada de pastas no Google Drive com ficheiros PDF/A e um registo satisfaz as regras, desde que a integridade e a autenticidade sejam demonstráveis.

O que a AT pede numa inspeção real:

• O PDF original da fatura (não uma digitalização de uma impressão, se o PDF existia).
• O lançamento contabilístico que a referencia.
• O registo de pagamento que lhe corresponde.
• A linha do SAF-T onde a fatura aparece.

Se os quatro baterem certo e o PDF for claramente o original, a conversa é curta. Se faltar um ou houver divergência, a conversa alonga-se.

O Verdadeiro Risco: O Que Acontece Quando Falta um Documento

A maioria dos contabilistas sobrestima a coima por uma fatura em falta e subestima o dano colateral. A cascata real é esta.

Primeiro, a dedução é desconsiderada. Nos termos do artigo 19.º do CIVA, o IVA dedutível exige fatura válida. Sem fatura, não há dedução. A AT recalcula o IVA do período, cobra a diferença e junta juros à taxa legal. Em IRC, o gasto também é desconsiderado, o que significa pagar imposto sobre um rendimento que era, na verdade, compensado por um custo real — duplo impacto.

Segundo, há coima. O RGIT (Regime Geral das Infracções Tributárias), nos artigos 113.º e 117.º, cobre isto. Registos em falta ou inadequados geram coimas que vão de poucas centenas a vários milhares de euros por infração. Raramente é uma fatura só — quando um inspetor encontra um buraco, procura mais.

Terceiro, perde-se credibilidade. Se o arquivo tem um documento em falta, o inspetor assume que há outros. O âmbito da inspeção alarga-se. Outros clientes do mesmo contabilista podem passar a estar sob olhar mais atento.

A pena pela destruição voluntária de registos obrigatórios é mais pesada e pode entrar em terreno criminal em certas leituras do Código Comercial e do RGIT. Não é o caso comum — o caso comum é perda, não destruição — mas convém saber onde está a linha.

O Que Fazer Quando Realmente Perde Uma

Passo a passo, porque isto importa mais do que a teoria.

1. Confirmar que está mesmo em falta

Verifique todos os canais antes de a declarar perdida. Procurar no email pelo remetente do fornecedor, na pasta partilhada por ficheiros mal colocados, no "Downloads" de quem costuma tratar da faturação, no portal do fornecedor se existir. Uma fração surpreendente de "faturas perdidas" é apenas faturas mal arquivadas.

2. Pedir segunda via ao fornecedor

A "segunda via" do fornecedor é a solução mais limpa. Pela prática comercial portuguesa, os fornecedores podem emitir uma segunda via referenciando o número e data da fatura original. É um documento válido para a dedução e para o SAF-T, embora convenha guardar também qualquer registo parcial do original (email, comprovativo de pagamento) para mostrar continuidade.

Se o fornecedor fechou ou se recusa, o documento está genuinamente perdido e o caminho muda.

3. Verificar o e-fatura

Para faturas que o fornecedor comunicou à AT, a fatura aparece no portal e-fatura nas Finanças. Normalmente é possível descarregar um resumo. Não é a fatura original, mas é prova de que a fatura existiu e de que a AT a tem nos próprios registos. Reforça qualquer reconstituição posterior.

4. Reconstituir a partir de pagamentos e contratos

Montar um processo paralelo: o extrato bancário que mostra o pagamento, o contrato ou encomenda ao fornecedor, faturas anteriores do mesmo fornecedor que estabeleçam o preço, e uma nota escrita a explicar a falta. Não substitui por completo a fatura, mas numa inspeção tolerante muda a discussão de "não tem nada" para "tem tudo menos o PDF".

5. Documentar internamente a perda

Escrever uma nota interna de uma página com a data, a razão e as diligências feitas. Guardá-la junto ao processo de reconstituição. Se a perda vier a gerar uma questão, mostra ao inspetor que não foi ignorada — foi investigada e registada.

6. Decidir se vale a pena reverter a dedução proativamente

Em alguns casos a via mais limpa, sobretudo próximo do fecho do ano, é reverter a dedução do IVA e o gasto proativamente, submeter um SAF-T ou declaração corretivos, e pagar a pequena regularização. Fecha a exposição e evita que uma inspeção futura se alargue. É uma decisão de julgamento — depende do montante, do perfil do cliente e da proximidade de um prazo.

Checklist Prática de Retenção

1. Confirmar com cada cliente que categorias de documentos estão em causa (faturas de compras, de vendas, notas de crédito, documentos de transporte, folhas de salários, contratos). Categorias diferentes têm horizontes diferentes.
2. Fixar um único formato digital: PDF/A como padrão de arquivo, originais conservados quando já são digitais.
3. Escrever a regra de retenção no onboarding de cada cliente: "faturas do ano N são conservadas até 31 de dezembro de (N+10) e eliminadas no 1.º trimestre de (N+11)".
4. Marcar a purga como tarefa recorrente de janeiro em cada dossier. A purga tem de ser deliberada — guardar tudo para sempre cria uma exposição legal diferente, agora em RGPD.
5. Verificar integridade anualmente. Uma amostra aleatória de 10 ficheiros por ano, abertos e confirmados visualmente, apanha corrupção de armazenamento a tempo.
6. Tratar o registo — a ligação entre o PDF, o lançamento, o pagamento e a linha do SAF-T — como dado de primeira classe. É o que o inspetor pede primeiro.
7. Redundância em dois locais com modos de falha diferentes. Google Drive mais uma cópia local encriptada, por exemplo. Nunca um único local.

Um sistema de retenção limpo faz três coisas ao mesmo tempo: mantém-no dentro da regra dos 10 anos, encurta as inspeções em vez de as prolongar, e dá-lhe uma resposta defensável quando um documento desaparece. A maior parte dos contabilistas com quem trabalhamos adota algo próximo desta checklist no prazo de um mês. Os que não adotam descobrem o buraco exatamente no pior momento — quando o inspetor já está do outro lado da linha.

Se gere o arquivo de dezenas de clientes, ingestão automática e arquivo ligado ao SAF-T deixam de ser opcionais. Veja o nosso guia prático para contabilistas e o artigo complementar sobre arquivo digital de faturas em Portugal para o fluxo completo.

Perguntas Frequentes

A regra dos 10 anos aplica-se a faturas digitais?

Sim. Quer sejam armazenadas fisicamente ou digitalmente, as faturas devem ser conservadas durante 10 anos. A cópia digital deve ser acessível e não adulterada durante todo o período de conservação.

Quando começa o período de 10 anos?

A partir do fim do ano fiscal em que a fatura foi emitida. Uma fatura emitida em março de 2024 deve ser conservada pelo menos até 31 de dezembro de 2034.

O que acontece se não conseguir apresentar uma fatura durante uma inspeção da AT?

Faturas em falta resultam em deduções de IVA não aceites para esse período e numa coima. Cada documento em falta pode atrair uma penalidade de €150 a €3.750 dependendo do valor e da gravidade.

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