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Arquivo Digital de Faturas: O que Precisa Mesmo de Saber

Requisitos legais, formatos aceites, preparação para auditorias e como migrar do papel — para empresas da UE, com detalhe específico para Portugal.

O que é um Arquivo Digital de Faturas?

Um arquivo digital de faturas é uma cópia eletrónica legalmente válida de todas as faturas que a sua empresa emitiu ou recebeu, armazenada de forma que satisfaz os requisitos das autoridades fiscais. 'Armazenado digitalmente' não é o mesmo que 'legalmente válido' — o arquivo deve cumprir regras específicas sobre formato, integridade e acessibilidade.

Requisitos Legais de Conservação

A Diretiva IVA da UE 2006/112/CE exige que os Estados-Membros permitam o armazenamento eletrónico de faturas. Cada país define o prazo de conservação — em Portugal são 10 anos, na Alemanha 10 anos, em França 10 anos, em Espanha 4 anos (10 para alguns documentos). As faturas devem ser legíveis pelas autoridades fiscais a pedido, na sua forma original.

Formatos Aceites e o que Significa 'Legalmente Válido'

O PDF/A é o padrão de arquivo recomendado pela maioria das autoridades fiscais — é um PDF que incorpora todas as fontes e não depende de recursos externos, garantindo que o documento tem o mesmo aspeto daqui a 10 anos. O PDF standard é geralmente aceite. Fotos (JPEG, PNG) são aceites se mostrarem claramente todos os campos obrigatórios da fatura. O teste essencial: consegue um inspetor fiscal ler e verificar a fatura a partir da sua cópia armazenada?

Preparação para Auditorias: O que os Inspetores Procuram

As auditorias fiscais a arquivos de faturas verificam três aspetos: integralidade (todas as faturas estão presentes, sem lacunas na sequência), integridade (o ficheiro armazenado corresponde ao que foi originalmente recebido — sem adulteração), e acessibilidade (pode apresentar qualquer fatura a pedido num prazo razoável). O Faturiza armazena os ficheiros no seu próprio Google Drive, proporcionando armazenamento diretamente acessível por auditores.

Como Migrar do Papel para o Digital

Comece por digitalizar as faturas em papel que ainda tiver — a câmara do telemóvel é suficiente. Organize-as numa pasta do Google Drive por ano e fornecedor. Daqui para a frente, encaminhe todas as faturas recebidas para um endereço de email dedicado e deixe o Faturiza processar e arquivar automaticamente. O arquivo constrói-se sozinho.

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Perguntas Frequentes

Quanto tempo preciso de guardar faturas em Portugal?

10 anos a contar do final do ano fiscal em que a fatura foi emitida. Aplica-se tanto às faturas que emitiu como às que recebeu.

Posso destruir faturas em papel depois de as digitalizar?

Em Portugal, a AT aceita arquivos digitais como legalmente válidos, o que significa que pode destruir os originais em papel após criar uma cópia digital certificada. O seu contabilista pode aconselhar sobre o processo de certificação para a sua situação específica.

O meu arquivo digital precisa de estar num formato específico?

Não existe um formato único exigido em Portugal, mas PDF, PDF/A e JPEG são amplamente aceites. A fatura deve ser legível e os dados não devem ser alterados. O Faturiza armazena o ficheiro original exatamente como foi recebido.

Posso armazenar faturas no Google Drive?

Sim. O Google Drive é aceite como meio de armazenamento para arquivos digitais de faturas. O Faturiza organiza automaticamente as faturas na sua Drive por fornecedor e data, facilitando as auditorias.

O que acontece se não conseguir apresentar uma fatura durante uma auditoria?

Faturas em falta durante uma auditoria da AT portuguesa podem resultar em multas e dedução de IVA não permitida. Cada fatura em falta pode resultar numa penalização de €150–€3.750 dependendo da gravidade.

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